Kozmetik Ürün Bildirimi (ÜTS) Nasıl Yapılır? Başvurudan Önce Hazır Olması Gerekenler

“Kozmetik ürün bildirimi nasıl yapılır?” sorusunun cevabı ekrandaki adımlardan çok, ekrana gelmeden önce hazır olması gerekenlerdir. ÜTS’ye girip formu doldurmak birkaç saatlik bir iş olabilir; asıl zaman alan kısım, formun soracağı şeylerin (sorumlu kişi, formül, etiket, barkod) önceden netleşmiş olmasıdır. Önce bildirimin ne olduğunu netleştirip sonra hazırlık listesine ve akışa geçtik.

Kozmetik ürün bildirimi, ürünü piyasaya arz etmeden önce sorumlu kişinin Ürün Takip Sistemi (ÜTS) üzerinden yaptığı elektronik kayıttır. Bir onay ya da ruhsat değildir; TİTCK bildirimin kayda alındığına dair yazı veya belge düzenlenmediğini belirtir. Bildirimden önce sorumlu kişinin, sorumlu teknik elemanın, nihai formülün ve etiketin hazır olması gerekir.

Bildirim nedir, kimin görevi?

Kozmetik ürünler piyasaya ilk kez sunulmadan önce Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurumu’na (TİTCK) bildirilir; bunun dayanağı 5324 sayılı Kozmetik Kanunu ve Kozmetik Ürünler Yönetmeliği’dir (m.16). Bildirimi yapan taraf sorumlu kişidir ve işlem, ulusal elektronik veri tabanı olan ÜTS üzerinden gerçekleşir. Ürün ya da üretici bilgilerinde bir değişiklik olduğunda bildirimin güncellenmesi de gerekir.

Yani bildirim tek seferlik bir form değil, ürün piyasada olduğu sürece doğru tutmanız gereken bir kayıttır.

Bildirim onay değildir

En çok karıştırılan nokta bu. Yönetmelikte bildirim için bir onay mekanizması tanımlanmıyor ve TİTCK’nın bildirim sayfası, bildirimin kayda alındığına dair herhangi bir yazı veya belge düzenlenmediğini belirtiyor. Sisteme bilgi girdiğinizde elinize “onaylandı” yazan bir çıktı geçmeyecek.

Bunun iki sonucu var. Birincisi, bildirimi tamamlamak ürününüzün uygunluğunun kabul edildiği anlamına gelmez; uygunluğu kanıtlayan şey ürün bilgi dosyanız, güvenlilik değerlendirmeniz ve doğru etikettir. İkincisi, kayıt bilgilerini kendi arşivinizde saklamanız gerekir; çünkü size ayrıca bir belge verilmeyecek.

Bildirimden önce hazır olması gereken yedi şey

Formu açmadan önce aşağıdaki yedi başlığın karşısına bir isim ya da tarih yazabiliyorsanız, bildirim kısa sürer. Yazamadığınız her satır, bildirimi bekleten satırdır.

Hazırlık	Neden gerekli?	Fason projede kimden gelir?
Sorumlu kişi	Bildirimi yapacak taraf belli olmalı	Çoğu projede markayı taşıyan taraf; sözleşmeyle netleşir
ÜTS firma kaydı	Bildirim firma hesabı üzerinden yapılır	Sorumlu kişi
Sorumlu teknik eleman	Sorumlu kişi bir teknik eleman istihdam eder (m.7)	Sorumlu kişi; fason üretim yaptıran markada bu görev markaya aittir (TİTCK kılavuzu)
Nihai formül ve bileşen listesi	Bildirimde formülasyon bilgisi girilir	Üretici ve Ar-Ge ekibi
Etiket ve ambalaj görselleri	Orijinal etiket ve ambalaj görseli sisteme yüklenir; etikette Türkçe bilgi yoksa ek Türkçe etiket de sunulur	Marka ve tasarımcı; üretici uygunluk açısından gözden geçirir
Barkod ve ürün bilgileri	Barkod, marka, ürün adı, nominal miktar, işlev kodu, menşei gibi alanlar doldurulur	Marka
Güvenlilik değerlendirmesi ve ürün bilgi dosyası	Bildirimden bağımsız ama piyasaya arzdan önce hazır olmalı (m.13, m.14)	Üreticiden gelen belgeler ve yetkin değerlendirici

ÜTS’de bildirim üç aşamada yapılır

TİTCK’nın ÜTS kullanımına ilişkin kılavuzuna (12 Temmuz 2024 revizyonu) göre kozmetik ürün bildirimi üç aşamadan oluşuyor.

1. Formülasyon eklenir. Ürünün formülasyonu sisteme ayrı bir kayıt olarak girilir; aynı formülasyon birden fazla ürüne bağlanabilir.
2. Ürün eklenir. Ürün kartında sırasıyla tanımlayıcı bilgiler, formülasyon bilgileri, beyan bilgileri, ithal ya da imal bilgisi, etiket, ambalaj ve görsel bilgileri ile diğer bilgiler girilir.
3. Başvuru oluşturulur. Eklenen ürün ve formülasyon seçilir, başvuru e-imza ile imzalanır ve ücreti ödenir; başvuru ancak bundan sonra TİTCK’ya ulaşır.

Ürün kartında sık karşılaşılan alanlar şunlar.

• Barkod. GS1 standartlarına uygun olmalı ve her ürün için farklı olmalı. Sistem aynı firmanın aynı barkodu ikinci kez kullanmasına izin vermiyor; kayıt altına alınmış üründe barkod değiştirilmiyor.
• Ürün adları, işlev kodu ve formülasyon. Ürünün farklı dillerdeki adları, doğru işlev kodu ve daha önce eklenen formülasyon seçilir.
• Beyanlar. Yüklenebilecek beyan tipleri arasında açıklama dilekçesi, ürün güvenlilik değerlendirme raporu, “içermez” analiz raporları ve diğerleri var.
• İthal ya da imal bilgisi. İthal üründe menşe; imal üründe ürünün yalnızca ihracat amaçlı olup olmadığı. Ürün bilgi dosyasının Türkiye’de bulunduğu adres ve üretim yerleri de burada girilir.
• Etiket ve görseller. Okunabilir Türkçe etiket, iç ambalaj, varsa dış ambalaj ve kullanım talimatı ile ürün görseli; görseller net ve okunabilir olmalı.
• Özel sorular. Ürünün kanserojen, mutajen ya da üreme için toksik madde içerip içermediği, AHA içeriği (varsa toplam yüzde ve ürün pH’ı) ve hizmet sunan müesseseler için üretilip üretilmediği gibi.

Nanomateryal içeren ürünler için ayrı bir bildirim süreci var. Ekranlar zamanla güncellenebilir; güncel hâli için TİTCK’nın kozmetik mevzuatı sayfasındaki ÜTS kılavuzunu esas alın.

Ödeme ve başvuru durumları

Bildirim başvurusu ücretli. Ücret kurumsal tahsilat uygulamasıyla ödeniyor. Başvuru “ödeme bekliyor” durumundayken görünen ödeme referans numarasıyla Halkbank şubesinden ya da internet bankacılığından kurumsal ödeme yapılıyor; EFT ya da havale yapılmıyor. Tarifeler her yıl güncellendiği için güncel tutarı TİTCK’nın fiyat tarifesi sayfasından öğrenin. Ücret ilk başvuruda ve kayıt altına alınmış üründe yapılan güncellemede alınıyor; eksiklik bildirilen ürünler için yapılan başvurularda ise alınmıyor.

Başvuru imza bekliyor, ödeme bekliyor, incelemeyi bekliyor, incelemede, reddedildi, geri çekildi ve incelendi durumlarından birinde görünür. “İncelemeyi bekliyor” aşamasında başvuruyu geri çekip tüm alanları güncelleyebilirsiniz; “incelemede” aşamasında ise üründe işlem yapılamaz. Bildirim sırasında ürünün bilgi bankası ve ÜTS Mobil’de yayımlanıp yayımlanmayacağı da sorulur. “Hayır” seçilirse ürün, bildirimden üç ay sonra otomatik yayımlanır.

Adım adım genel akış

Ekran adımları değişebilir ama sıra mantığı sabittir.

1. Rolleri netleştirin. Ürünü hangi adla piyasaya sunacaksınız, sorumlu kişi kim olacak?
2. ÜTS’de firma kaydını e-imzayla tamamlayın.
3. Sorumlu teknik elemanı kaydedin. TİTCK’nın 2 Temmuz 2026 tarihli kılavuzuna göre sorumlu kişi ÜTS’ye e-imzayla girip sorumlu teknik elemanın işe giriş bildirgesini, lisans diplomasını ve iş sözleşmesini yükler; sorumlu teknik eleman da kaydı kendi e-imzasıyla onaylar.
4. Formülasyonu ekleyin. Fason projede formül ve bileşen bilgisi üreticiden gelir.
5. Ürünü ekleyin, etiket ve ambalaj görsellerini yükleyin. Görsellerin basılacak etiketle aynı olduğundan emin olun.
6. Başvuruyu oluşturup e-imzalayın, ödemeyi yapın.
7. Durumu izleyin. Eksiklik bildirilirse tamamlayın ve sisteme girdiğiniz bilgileri kendi arşivinizde saklayın.
8. Değişiklik olduğunda güncelleyin. Formül, etiket ya da firma bilgisi değiştiğinde bildirim de güncellenmelidir.

Üreticiden yazılı isteyeceğiniz bilgiler

Fasonla çalışıyorsanız bildirimin kalitesi büyük ölçüde üreticiden alacağınız bilgilere bağlıdır. Aşağıdakileri e-postayla, yazılı olarak isteyin; böylece hem ÜTS girişi hem de ürün dosyanız için elinizde iz kalır. Liste Sukhacos’un işleyişini anlatmıyor, herhangi bir üreticiden isteyebileceğiniz bilgileri sıralıyor.

• Nihai bileşen listesi (INCI adlarıyla, azalan sırayla) ve etikette yer alacak hâli
• Bileşen oranlarını, bildirimde aralık olarak girebileceğiniz düzeyde
• Koku ya da aroma bileşimine ilişkin bilgi (alerjen içerip içermediği dâhil)
• Boyar madde varsa renk indeksi (CI) numaraları
• Ürünün nanomateryal ya da özel olarak sınıflandırılmış madde içerip içermediği
• Ürün spesifikasyonu (görünüm, pH, viskozite gibi kontrol edilen parametreler)
• Üretim yerinin kalite sistemi belgeleri ve kapsamı
• Parti ya da seri numarası yapısı, etiketteki kodla kayıtların eşleşebilmesi için

Bu bilgilerden herhangi biri gelmiyorsa nedenini sorun. “Ticari sır” gerekçesiyle bileşen listesini paylaşmayan bir üreticiyle bildirimi doğru yapmak zordur; özel formüllerde gizliliği NDA ile korumak ise mümkündür.

Hazır formülle 30 ml serum için örnek akış

Aşağıdaki akış varsayımsal bir örnektir; ürününüzün ve şirket yapınızın gerçeğine göre sıra değişebilir. Amacı, bildirimin üretim sürecinin neresine oturduğunu görünür kılmak.

1. Marka, portföydeki hazır formüllerden birini seçer ve numuneyi onaylar.
2. Üretici, bileşen listesini ve ürün spesifikasyonunu yazılı olarak iletir.
3. Marka etiket taslağını tasarımcıyla hazırlar; sorumlu teknik eleman bileşen listesini, uyarıları ve iddiaları yönetmeliğe göre gözden geçirir.
4. Etiket son hâline gelir; ürün etiket ve ambalaj görselleriyle birlikte ÜTS’de bildirilir.
5. Bildirim kaydı arşivlenir. Güvenlilik değerlendirmesinin ve ürün bilgi dosyasının hazır olduğu doğrulanır.
6. Bundan sonra etiket baskısı, seri üretim ve piyasaya arz planlanır.

Dikkat çeken nokta, bildirimin etiket baskısından önce yer alması. Bu sıra hem yeniden baskı riskini hem de ürünün bildirimsiz piyasaya çıkma riskini azaltır.

Fason ve private label projelerinde bildirimi kim yapar?

Yönetmelik imalatçıyı, ürünü imal eden ya da tasarımını veya imalatını yaptırıp kendi adı veya ticari markasıyla piyasaya sunan kişi olarak tanımlıyor. Yurt içinde yerleşik imalatçı ise sorumlu kişidir. Kendi markanızla fasonla ürün yaptırıyorsanız bildirimin sorumlusu bu nedenle çoğunlukla markayı taşıyan taraf, yani sizsiniz. Kesin rol dağılımı sözleşmeye ve şirket yapısına göre değişebilir; nitekim 2024’teki değişiklikle imalatçı, yazılı mutabakatla yurt içinde yerleşik başka bir kişiyi sorumlu kişi olarak atayabiliyor ve bildirim görevi bu durumda atanan kişiye geçiyor.

Üretici tarafı bu süreçte formül ve bileşen listesini, üretim bilgilerini, ambalajla ilgili teknik görüşü ve belgeleri sağlar. Sukhacos proje kapsamına göre bu bilgi akışında danışmanlık ve koordinasyon desteği verir; tarafların yasal yükümlülükleri ise projenin yapısına ve yürürlükteki mevzuata göre belirlenir. Ayrıntı için kozmetik mevzuat danışmanlığı ve private label sayfalarına bakabilirsiniz.

Bildirimde sık yapılan altı hata

1. Bildirimi onay sanmak. Onay mekanizması yok; uygunluğu dosyanız kanıtlar.
2. Bildirimdeki etiketle basılan etiketin farklı olması. Baskıya girmeden önce etiketin nihai olduğundan emin olun.
3. Formül değişince bildirimi güncellememek. Değişiklik ürün bilgi dosyasını ve güvenlilik değerlendirmesini de etkileyebilir.
4. Sorumlu teknik elemanı son ana bırakmak. Bu kişi formül ve etiket kararlarından önce devrede olmalı.
5. Barkod, marka ve ürün adlarını ambalajdaki yazımla uyumsuz girmek. Küçük yazım farkları sonradan düzeltme yükü çıkarır.
6. Kayıt bilgilerini saklamamak. Belge verilmediği için kaydın kanıtı sizin arşivinizdir.

Bildirim takvime nereye oturur?

Bildirimin ön hazırlığı ürünle birlikte yürüyebilir. Firma kaydı ve sorumlu teknik eleman ürün hazır olmadan da tamamlanabilir. Ürüne bağlı kısım ise formül ve etiket netleştikten sonra gelir ve ürün piyasaya çıkmadan önce bitmelidir. Etiket basımını bildirimden ve formül onayından önce yapmamak, yeniden baskı riskini azaltır. Bu adımların toplam takvimde nereye düştüğünü üretim süresi yazımızda anlattık; etiketin kendisi için ambalaj ve tasarım sayfasına bakabilirsiniz.

Kaynak olarak TİTCK kozmetik bildirimi sayfasına ve Kozmetik Ürünler Yönetmeliği’nin Resmî Gazete metnine bakabilirsiniz. Genel çerçeve için kozmetik markası kurma rehberimiz ve üretici tarafındaki hazırlık için kalite ve sertifikalar sayfamız yardımcı olur.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki danışmanlık yerine geçmez. Mevzuat ve sistem ekranları değişebilir; güncel bilgi için resmî kaynaklara bakın. Son güncelleme Eylül 2026.

Sıkça Sorulan Sorular

Bildirime hazır mısınız?

Ürün kategorinizi, üretim modelinizi ve hedef pazarınızı yazarsanız, ÜTS kaydından önce hangi bilgi ve belgelerin hazır olması gerektiğini sıralamak için bize yazabilirsiniz.

Hazırlık listesini isteyin →